Cách sắp xếp, quăng và lưu trữ tất cả hồ sơ giấy của bạn

Kiểm soát biên lai, tài liệu pháp lý và hóa đơn bằng các mẹo tổ chức này.

Bị đẩy vào ngăn kéo hoặc chất thành đống, thư và tài liệu có thể nhanh chóng lấn át không gian làm việc và làm giảm năng suất. Mặc dù phần còn lại của ngôi nhà của bạn có thể dễ dàng hơn để giữ trật tự, nhưng chúng tôi cá rằng bạn sẽ không dành sự quan tâm và suy nghĩ như nhau cho việc sắp xếp các hóa đơn và biểu mẫu sao chụp. Mặc dù có thể bạn sẽ muốn dọn dẹp các công việc giấy tờ cho đến khi bạn cần tham khảo lại từng phần, nhưng bạn không nên tạm dừng việc phân loại các đống giấy tờ của mình trong một năm nữa. Đây là cách thực hiện một lần và mãi mãi, theo một chuyên gia tổ chức.

người phát biểu tại bữa tối diễn tập

Liên quan: 19 Ý tưởng Tổ chức Văn phòng để Làm gọn gàng Không gian của Bạn

Bắt đầu ở cửa.

Trước khi các tài liệu khác nhau bắt đầu di chuyển khắp ngôi nhà của bạn, Malaika Lubega-một nhà tổ chức chuyên nghiệp, nhà trang trí nội thất và chủ sở hữu của Các khái niệm về nhà Huza -Nói rằng bạn có thể tìm ra nếu bạn cần phân loại, ném hoặc cất giữ chúng ngay khi bạn bước qua cửa trước của mình. 'Tạo vùng thả & apos; đơn giản & apos; giúp giữ cho giấy lộn xộn, cô ấy nói. 'Trong nhà riêng của mình, tôi sử dụng cái mà tôi gọi là & apos; honey do box & apos; để chứa, duy trì và giảm sự lộn xộn của giấy. ' Lubega chỉ vào Thùng đựng hồ sơ bằng nhựa được làm bằng thiết kế riêng của cô ấy có nắp đậy ($ 11, target.com ) là một sản phẩm cho mọi người sử dụng vì sẽ không có gì lộn xộn nếu nó vô tình bị đổ. 'Tôi chỉ định một ngày một tuần để phân loại thùng rác này, dọn đi, cắt nhỏ và tái chế bất cứ thứ gì khác mà họ không thể ở lại được', cô nói thêm.

Tạo một hệ thống phân loại.

Một cách để hỗ trợ quá trình phân loại của bạn là tạo một hệ thống nộp hồ sơ. Điều này không cần phải phức tạp. Trên thực tế, Lubega nói rằng điều này thực sự sẽ giúp bạn theo dõi các tài liệu cần chú ý ngay lập tức so với những tài liệu bạn chỉ cần nộp. Cô ấy khuyên bạn nên sử dụng một công cụ tổ chức khối lập phương thân thiện với ngân sách, chẳng hạn như Threshold & apos; s Four-Cube Organizer Shelf ( $ 50, target.com ), cùng với các ngăn chứa tệp tạp chí, như Project & apos; s 62 Metal Magazine Filer ( $ 13, target.com ) và các thùng vải, chẳng hạn như Thùng lưu trữ Hình khối Threshold & apos; s ( $ 10, target.com ), để giữ mọi thứ theo thứ tự. Từ đây, dán nhãn cho mỗi thùng tạp chí dựa trên loại giấy tờ hoặc mức độ ưu tiên. Lubega sắp xếp từng thứ với các nhãn sau: hóa đơn, việc cần làm và hồ sơ. Bắt đầu với các hóa đơn, cô ấy nói hãy sắp xếp tất cả chúng trong một tệp riêng biệt của riêng chúng để theo dõi từng thứ cần chú ý, như hóa đơn điện nước. Đặt thủ tục giấy tờ 'cần làm', có thể là bất cứ thứ gì từ các thông báo HOA và các tùy chọn tái cấp vốn cho các sự kiện sắp tới của trường và các tài liệu khác mà không cần thông báo ngay lập tức, vào một thùng cá nhân. Sau đó, sau khi bạn đã thanh toán bất kỳ hóa đơn nào, đã hoàn thành các khoản thuế trong năm hoặc muốn lưu trữ các dự án đáng nhớ từ một thành viên trong gia đình, hãy đặt tất cả vào thùng 'để lưu trữ'.

Lưu trữ cho một chặng đường dài.

Ngoài hệ thống phân loại của bạn, hãy thêm các thư mục riêng biệt để dễ dàng lưu trữ và truy cập vào các tài liệu quan trọng nhất của bạn, như hóa đơn gas, điện và nước; thủ tục giấy tờ cho mỗi của bạn thẻ tín dụng và các ngân hàng; và các tệp liên quan đến nhà ở. Lubega lưu ý: “Trong các thư mục, hãy sắp xếp thứ tự các bản ghi theo thứ tự thời gian (gần đây nhất là phía trước). 'Nó có thể giúp bạn theo dõi thời gian một thứ gì đó đã ở trong thư mục và bạn có thể làm trống nó từ phía sau, quét và cắt nhỏ sau một năm.'

giấy da có giống giấy sáp không

Cô nói: Luôn giữ bản in ra giấy của các thủ tục pháp lý như giấy khai sinh, hộ chiếu, giấy tờ tùy thân và thẻ an sinh xã hội. Lubega giải thích: “Những thứ này có thể được cất giữ trong két sắt tại ngân hàng hoặc két sắt tại nhà. 'Nếu ở nhà, chúng nên được giữ trong két chống thấm nước và chống cháy để có thể dễ dàng lấy và lấy trong trường hợp khẩn cấp, như lốc xoáy, lũ lụt hoặc hỏa hoạn.' Vì việc thay thế các tài liệu này có thể mất hoàn toàn và tốn kém, cô ấy khuyên bạn nên đầu tư vào một chiếc rương, chẳng hạn như Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( $ 119,98, lowes.com ).

Quăng 'thư rác.'

Nếu bạn nhận được bất kỳ 'thư rác' nào như tờ rơi hoặc quảng cáo, Lubega cho biết chúng thường có thể được tái chế ngay lập tức. 'Nếu nó & apos; được gửi đến & apos; Cư trú hiện tại, & apos; nó có thể đi!' cô ấy nói. 'Tuy nhiên, nếu nó có tên và địa chỉ của bạn trên đó, nó đáng được cắt nhỏ vì mục đích bảo mật.' Các mặt hàng khác để tái chế? Phiếu giảm giá là một, đặc biệt là vì nhiều phiếu có thể được tìm thấy trực tuyến.

mặt bàn bê tông bền như thế nào

Chuyển sang kỹ thuật số.

Sau khi tài liệu đã được nộp trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể số hóa chúng. Bạn sẽ muốn giữ các hóa đơn đã thanh toán, bảng sao kê ngân hàng, giấy tờ thế chấp trong khoảng một năm, trong khi bạn muốn giữ hồ sơ y tế hoặc thông tin thuế trong năm năm. Khi khoảng thời gian đó trôi qua, Lubega nói rằng hãy quét và giữ một bản sao kỹ thuật số của chúng. Lubega nói: “Nhiều bảng sao kê hàng tháng (như hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng, v.v.) có các tùy chọn không cần giấy tờ, cho phép khách hàng truy cập và thanh toán bảng sao kê điện tử. 'Tương tự, nhiều bác sĩ & apos; các văn phòng (bao gồm cả một số bác sĩ thú y) cũng có cổng thông tin bệnh nhân để lưu giữ hồ sơ và báo cáo y tế một cách an toàn. ' Vì bạn có thể truy cập trực tuyến các loại bản sao kê và biên lai này, bạn sẽ có thể sắp xếp nhà cửa ngăn nắp mà không cần thừa giấy.

Mẹo chuyên nghiệp? Cô ấy khuyên bạn nên ghi mật khẩu vào một cuốn sách, như Sổ nhật ký mật khẩu và Địa chỉ Internet Cá nhân của Peter Pauper Press ( $ 7,95, amazon.com ), vì có rất nhiều không gian để ghi lại thông tin bí mật và bạn luôn có thể giữ hơn là một thiết bị. Cô khuyên: 'Mặc dù hầu hết các dịch vụ không cần giấy tờ đều cho phép bạn thanh toán bằng thẻ tín dụng, nhưng hãy kiểm tra kỹ xem có bất kỳ khoản phí nào liên quan đến việc thanh toán qua thẻ tín dụng thay vì rút tiền trực tiếp từ tài khoản séc của bạn hay không. 'Cái thứ hai hầu như luôn luôn là một lựa chọn miễn phí.'

Bình luận